ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Fundacji ORLEN
1. DEFINICJE
1.1. Administrator – Fundacja ORLEN z siedzibą w Płocku, 09-411 Płock, ul. Chemików 7, jest organizacją pożytku publicznego, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000037031, REGON: 611330322, NIP: 774-26-91-813. (dalej: „Fundacja ORLEN”). Kontaktowy numer telefonu do Fundacji ORLEN: (22) 778 08 53.
1.2. Dane osobowe/dane – wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
1.3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
1.4. Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora, np. osoba korzystająca z usług Administratora, świadcząca usługi dla Administratora lub kierująca do Administratora zapytanie w formie pisemnej tradycyjnej lub elektronicznej.
2. PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
2.1. W związku z prowadzoną działalnością jako organizacja pożytku publicznego Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, w tym w szczególności z przepisami RODO i przewidzianymi w nich zasadami.
2.2. Administrator:
2.2.1. zapewnia przejrzystość przetwarzania danych osobowych;
2.2.2. informuje o przetwarzaniu danych, w szczególności o celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, chyba że na podstawie odrębnych przepisów nie jest do tego zobowiązany;
2.2.3. dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane były tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne;
2.2.4. zapewnia bezpieczeństwo i poufność danych oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu Podmiotom danych.
3. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
3.1. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: fundacja@orlen.pl lub adres korespondencyjny: Fundacja ORLEN, ul. Chemików 7, 09-411 Płock. Z Administratorem możliwy jest także kontakt telefoniczny na numery telefonów wskazane w pkt. 1.1.
3.2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, którym jest Anna Dryja. Z Inspektorem można kontaktować się poprzez adres email: iodods@orlen.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych lub pisemnie na adres: Fundacja ORLEN, ul. Bielańska 12, 00-085 Warszawa z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
4. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
4.1. W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
4.2. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
4.3. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych osobowych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa.
5. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA KORESPONDENCJA (E-MAIL, TRADYCYJNA)
5.1. W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z zawartą z nadawcą umową lub świadczonymi usługami, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
5.2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością jako organizacji pożytku publicznego.
5.3. Administrator przetwarza wyłącznie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom uprawnionym.
KONTAKT TELEFONICZNY
5.4. W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością jako organizacji pożytku publicznego.
FORMULARZE KONTAKTOWE
5.5. Administrator udostępnia możliwość skontaktowania się z nim za pomocą elektronicznych formularzy kontaktowych udostępnionych w serwisach internetowych Administratora. W przypadku skorzystania z formularza kontaktowego wymagane jest podanie danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Podanie danych osobowych jest konieczne w zakresie niezbędnym do przyjęcia i obsługi zapytania a także udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
5.6. Dane osobowe są przewarzane w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz. W przypadku zapytań związanych z zawartą z nadawcą umową lub świadczonymi usługami podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W przypadku zapytań niezwiązanych z zawartą z nadawcą umową lub świadczonymi usługami podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na udzieleniu odpowiedzi na zapytanie.
5.7. Administrator przetwarza wyłącznie dane osobowe niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
PRZETWARZANIE DANYCH W ZWIĄZKU ZE ŚWIADCZENIEM USŁUG LUB WYKONYWANIEM INNYCH UMÓW
5.8. W przypadku zbierania danych dla celów związanych z zawarciem lub wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy. Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla ww. celów. Podstawą prawną w takim wypadku jest niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
PRZETWARZANIE DANYCH W ZWIĄZKU ZE ŚWIADCZENIEM USŁUG ZWIĄZANYCH Z KORZYSTANIEM Z PROGRAMÓW/APLIKACJI OFEROWANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
5.9. W przypadku zbierania danych dla celów związanych z korzystaniem z programów/aplikacji oferowanych przez Administratora, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie przystąpienia do programu/aplikacji, informacje te znajdują się w regulaminach dedykowanych konkretnemu programowi i/lub aplikacji. Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla ww. celów. Podstawą prawną w takim wypadku jest niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW ORGANÓW, PROKURENTÓW, PEŁNOMOCNIKÓW LUB PERSONELU KONTRAHENTÓW LUB KLIENTÓW WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z ADMINISTRATOREM
5.10. W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności, Administrator pozyskuje od kontrahentów / klientów / beneficjentów dane członków organów, prokurentów lub pełnomocników, osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla potwierdzenia posiadanych uprawnień do reprezentacji oraz wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.
5.11. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta / klienta / beneficjenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy.
5.12. Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.
ZBIERANIE DANYCH W RAMACH KONTAKTÓW BIZNESOWYCH
5.15. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach - np. podczas spotkań biznesowych - w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością jako organizacja pożytku publicznego.
5.16. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.
REKRUTACJA
5.17. W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w Kodeksie Pracy. W przypadku gdy stanowisko, na które kandydat aplikuje wymaga przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, przekazanie zaświadczenia odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany w przepisach prawa, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku przekazania danych zaliczanych do szczególnej kategorii danych osobowych art. 9 ust. 1 lit. a RODO) wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest zaznaczenie odpowiedniego checkbox’a. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
5.18. Dane osobowe są przetwarzane:
5.18.1. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym w szczególności Kodeksu Pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
5.18.2. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
5.18.3. w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez Administratora, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 1 lit. a RODO);
5.18.4. w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy;
5.18.5. w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
5.18.6. w przypadku wykorzystania podczas procesu rekrutacji testów i/lub kwestionariuszy Administrator realizuje je za zgodą kandydata (art. 6 ust. 1 lit a RODO). Kandydatowi przysługuje prawo odmowy wzięcia udziału w wypełnieniu testu i/lub kwestionariusza, co nie wpływa na przebieg rekrutacji.
5.19. W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są nie później niż po upływie 12 miesięcy - o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.
5.20. Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratora. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.
PROFILE NA PORTALACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH ORAZ STRONY WWW
5.27. Administrator posiada publiczne profile na portalach społecznościowych (Facebook, Instagram, Twitter oraz LinkedIn) oraz stronę www. W związku z powyższym Administrator przetwarza dane, które zostały pozostawione przez osoby odwiedzające te profile (m.in. polubienia, komentarze, udostępnienia).
5.28. Dane osobowe takich osób są przetwarzane w celu umożliwienia im aktywności na profilach, przedstawienia informacji o podejmowanych inicjatywnych przez Administratora, promowania różnego rodzaju wydarzeń, przeprowadzania konkursów oraz w celach statystycznych i analitycznych. Dodatkowo dane takich osób mogą być przetwarzane w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami.
5.29. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu własnej marki, poprawianiu jakości świadczonych usług oraz w razie takiej konieczności – na dochodzeniu roszczeń i obronie przed roszczeniami.
UWAGA: Powyższa informacja nie dotyczy przetwarzania danych osobowych przez administratorów portali społecznościowych.
6. ODBIORCY DANYCH
6.1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi księgowe, operatorom pocztowym, kurierom.
6.2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Podmiotu danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG
7.1. Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli przekazanie danych osobowych poza EOG będzie konieczne, to będzie realizowane wyłącznie z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
7.1.1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych;
7.1.2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
7.1.3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
7.1.4. w razie przekazywania danych do USA - współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (ang. Privacy Shield) zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
7.2. Administrator informuje Podmiot danych o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.
8. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
8.1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora - np. ze względów bezpieczeństwa - dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do czasu jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.
8.2. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie - jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
9. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH - PRAWA PODMIOTÓW DANYCH
9.1. Podmiotom danych przysługują następujące prawa:
9.1.1. prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych - na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;
9.1.2. prawo uzyskania kopii danych - na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych osobowych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
9.1.3. prawo do sprostowania - Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
9.1.4. prawo do usunięcia danych - na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
9.1.5. prawo do ograniczenia przetwarzania - w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na danych osobowych z wyjątkiem operacji, na które wyraził zgodę Podmiot danych - oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
9.1.6. prawo do przenoszenia danych - na tej podstawie - w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą - Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu;
9.1.7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych - Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się - z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją - przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów marketingowych, analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
9.1.8. prawo wycofania zgody - jeśli dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
9.1.9. prawo do skargi - w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW
9.2. Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można złożyć w formie pisemnej:
9.2.1. na adres korespondencyjny Administratora: Fundacja ORLEN, 00-085 Warszawa, ul. Bielańska 12, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”;
9.3. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
9.4. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych osobowych Administrator zachęca posługiwanie się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
9.5. Odpowiedź na zgłoszenie zostanie udzielona w ciągu 30 dni od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator poinformuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania i okresie, w którym żądanie zostanie zrealizowane.
9.6. Odpowiedzi na żądanie Administrator udziela w tej samej formie w jakiej zostało skierowane do Administratora, chyba, że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia Administratorowi udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych osobowych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, Administrator udziela odpowiedzi drogą elektroniczną.
9.7. Administrator przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych.