W celu ubiegania się o przyznanie darowizny, niezbędne jest wyrażenie przez wnioskodawcę zgody na weryfikację przez Fundację informacji zawartych we wniosku. Fundacja zastrzega sobie również możliwość wystąpienia do wnioskodawcy o przesłanie dodatkowych informacji i dokumentów. W sytuacji pozytywnego rozpatrzenia wniosku, Fundacja wystąpi do wnioskodawcy o przesłanie dokumentów niezbędnych do podpisania umowy darowizny. 

 Zarząd Fundacji zastrzega sobie prawo do nierozpatrywania wniosków złożonych na formularzu innym niż formularz Fundacji ORLEN zamieszczony na stronie. Wnioski złożone z pominięciem procedury opisanej powyżej mogą pozostać bez odpowiedzi. Zarząd Fundacji ORLEN w dniu 12 lipca 2018 przyjął uchwałę w sprawie zakazu przyjmowania lub dokonywania wpłat gotówkowych o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro, bez względu na to czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.